Almacenista
El almacenaje es un trabajo en cadena. En muchas ocasiones se precisan incluso de empresas externas que faciliten esta labor y que ayuden a otras a la recepción, conservación y envío de sus productos a los destinatarios. Esto puede venir derivado como consecuencia de un ahorro económico, de tiempo o por cuestiones meramente organizativas.
¡Ahí aparece la figura del almacenista!. El almacenista es aquella persona o empresa cuya actividad consiste, en virtud a lo que se fije en un contrato preestablecido, en recibir en depósito los bienes o mercancías ajenas, conservarlas correctamente y mantenerlas perfectamente clasificadas para cuando la empresa emisora las precisase.
La empresa almacenista puede acometer labores de ruptura de cargas, almacenamiento, custodia, manipulación, administración, control y preparación de pedidos e incluso de distribución de la mercancía siempre y cuando la empresa emisora le hubiese dado autorización para contratar el transporte. Y es que será la empresa contratante la encargada de fijar la forma, tiempo y lugar de transporte, siendo el almacenista un mero intermediario logístico.
Cualidades
Las empresas encargadas del almacenaje suelen contar con personal cualificado que tenga conocimientos de organización, que sean ágiles, resolutivos y proactivos.
Un almacenista debe tratar la mercancía como si fuese suya propia, manteniendo en todo momento los estándares de calidad y guardando la confidencialidad de clientes, marcas y productos.
El almacenista también deberá contar con capacidad de decisión y autonomía, así como con habilidades comunicativas. Ellos mantienen relaciones externas e internas con todo tipo de clientes, llegando incluso a realizar labores de negociación entre empresas.
Formación
La preparación del almacenista se convierte en un factor clave, pues debe saber cómo tratar cada producto, en qué condiciones debe preservarse y cómo debe colocarse en el almacén para que su estado no se vea alterado.
Como tal no existe una formación específica. Existen cursos especializados de mozo de almacén y a partir de ahí ir evolucionando en otros estudios más exhaustivos relacionados con la gestión de almacenes y la logística. Pero realmente es un trabajo en el que las destrezas se adquieren a través de la práctica.
Digitalización
El almacenista debe tener conocimientos básicos en programas de administración y gestión, como por ejemplo Excel.
En la gestión de almacenes existen infinidad de operaciones que no se basan en el simple etiquetado, distribución y conservación de productos, especialmente cuando nos enfrentamos ante un elevado volumen de mercancías.
En esta situación, el almacenista deberá saber manipular un software que actúe como sistema de registro y control de la mercancía: caducidad, números de serie, atributos, etc.
De este modo, hasta pequeñas empresas de almacenaje se verán cualificadas para realizar de un modo rápido y eficaz tareas administrativas, mejorando el rendimiento y el ahorro de tiempo.
Si las empresas almacenistas vierten sus datos a ese software de almacén se conseguirá que toda esa información quede indexada con la del resto de la compañía y relacionarla con otros departamentos como contabilidad o recursos humanos.
¿Cómo es el día a día de un almacenista?
Pero, ¿qué funciones exactas posee el almacenista?
- Recepción de la mercancía y registro informático de ésta de forma manual con lectura a través de sistema automatizado de código de barras.
- Clasificación y ubicación de los paquetes por empresas y tipologías en las estanterías disponibles. Para ello podrá valerse de herramientas como carretillas elevadoras, grúas o transpaletas. Incluso, si se tratase de almacenes automáticos controlaría las máquinas de almacenaje mediante ordenadores asociados a un software específico.
- Parte de su rutina es la supervisión del stock, asegurándose de que todo se encontrase en perfecto estado y no hubiese roturas. Para ello deberá realizar inventarios periódicos.
En este sentido, cuando el almacenista realice el inventario deberá comprobar que los palets se han recibido y que los que se han expedido coinciden con el número total de existencias que hay en el almacén, por lo que deberá contar cuántos palets tiene de cada referencia.
Un buen almacenista hará un inventario óptimo y por consiguiente conseguirá que el número de palets por referencia sea idéntico a la diferencia entre las entradas y salidas efectuadas a partir del último inventario
- El siguiente paso es el picking. El almacenista prepara los pedidos de acuerdo a lo requerido por el cliente, empleando el embalaje y los elementos que éste le hubiese marcado previamente.
- Posteriormente realizará el registro de salida de la mercancía. Para ello expedirá los documentos necesarios como el albarán de transporte y registrará toda la documentación en el sistema informático. En la gran mayoría de las ocasiones también supervisará la carga y descarga de los camiones.