Aprovisionamiento
El aprovisionamiento es la función más importante de la actividad de una empresa. Consiste en entablar negociaciones con proveedores de insumos para posteriormente desarrollar nuestro proceso de producción. De lo contrario no podríamos atender la demanda existente puesto que no podríamos ofertar nada al consumidor.
El aprovisionamiento, entendido como el flujo de mercancías debe ir de la mano de una eficiente gestión del stock. De este modo, antes de que el almacenista o gestor del almacén realice un pedido a los proveedores deberá comprobar qué tiene y cuántas unidades de cada producto necesita.
Para poder hacer un pedido de aprovisionamiento es importante analizar el mercado semanalmente, pues si no le hemos dado salida a determinados productos durante la última semana no tendrá sentido incorporarlos en el nuevo pedido, ya que entonces estaríamos teniendo una acumulación de stock y generándose una pérdida de espacio, de tiempo y sobretodo de dinero.
Si el nivel de stock de una determinada referencia se encuentra por debajo del límite preestablecido entonces se emitirá una orden de compra para que no se produzca una rotura de stock y una pertinente pérdida de ventas.
Da muy mala imagen de marca ir a una tienda física, o sobre todo ahora que se ha generalizado el e-commerce y que no haya stock de determinados productos, especialmente si éstos están de moda o tienen una elevada demanda. Es algo que suele ocurrir especialmente en períodos como el Black Friday o Navidad y es como consecuencia de un mal aprovisionamiento debido a que se han superado las expectativas de venta o que no se ha realizado un análisis previo correcto.
El aprovisionamiento es un ciclo que puede englobar desde la solicitud de materias primas, si somos una fábrica, hasta la compra de productos a terceros que recibiremos en nuestros almacenes y tiendas.
¿Qué fases tiene el aprovisionamiento?
- Análisis de necesidades: Ver qué materiales o suministros necesitamos para producir o comercializar un producto.
- Compra: En esta transacción adquirimos las cantidades adecuadas de los recursos al precio más bajo posible. Este trueque dinero-producto podría hacerse por donaciones o mediante subastas.
- Tiempo de espera: Hay que seleccionar proveedores que nos ofrezcan calidad y que cumplan rigurosamente los plazos de entrega acordados. Será también obligación de la empresa no depender exclusivamente de un único proveedor y de hacer una buena planificación para que no nos quedemos sin suministros en caso de imprevistos.
- Almacenaje: Todos los recursos serán recibidos y colocados en las estanterías hasta que sean requeridos por las líneas de producción. Posteriormente, los acabados se almacenarán en otras zonas.
- Expedición: El flujo nunca puede cesar por lo que los almacenes deberán estar siempre llenos para poder abastecer a su vez a los puntos de venta, otros almacenes o al cliente directamente. No obstante, habrá que evitar el sobrestock.
- Comunicación: Nunca pueden fallar las comunicaciones entre el departamento logístico, el departamento de compras y el de administración/contabilidad.
Tipologías
El aprovisionamiento de recursos puede ser:
- Directo: Materias primas y bienes manufacturados que se adquieren en gran cantidad y con una frecuencia elevada. El valor de estos insumos es el específico de la industria y posee una naturaleza operacional. Un ejemplo sería la compra de barriles de crudo en la industria petrolera.
- Indirecto: Aquí se engloban el mantenimiento, reparación, suministros, operativos y subcontratación. La cantidad de productos que se adquiere es baja, aunque con una frecuencia relativamente alta. El valor es bajo y la naturaleza táctica. Siguiendo con el mismo ejemplo, se centraría en la adquisición de lubricantes y repuestos.
En este grupo también se engloban los servicios y bienes capitales, como por ejemplo los emplazamientos para almacenar el petróleo.
Beneficios de la gestión de aprovisionamiento
Son claros y concisos y nos denotan por qué es positivo que nuestra empresa aplique el aprovisionamiento logístico:
- Prever los tiempos de entrega con precisión.
- Mantener el nivel de productividad adecuado en todo momento en función de las expectativas de mercado.
- Reducir los costes.
- Mejorar el grado de satisfacción del cliente final.
Mejoras técnicas en el aprovisionamiento
Si queremos implantar un aprovisionamiento eficiente y evitar pérdidas que hagan que nuestros clientes se vayan a la competencia, lo ideal será aplicar las nuevas tecnologías en las funciones logísticas.
Aquí entran en juego los software de gestión de almacenes (SGA). Nos alertan constantemente de la reducción de los niveles de stock al sincronizar producción con ventas. Es decir, nos aporta una trazabilidad de todos los procesos y una visibilidad en tiempo real de los artículos de los que disponemos.